Dudas sobre políticas resueltas antes de enviar el correo
Docutrix ofrece a los equipos de RR. HH. y a los empleados respuestas inmediatas, precisas y basadas en sus políticas, citadas directamente del manual o la política vigente.
La forma de siempre frente a Docutrix
Empleados que escriben a RR. HH. para preguntar por sus días de permiso, una y otra vez
Los empleados preguntan directamente a Docutrix y obtienen una respuesta con citas del manual de políticas.
RR. HH. da respuestas distintas porque cada persona consulta una versión diferente
Todos hacen la misma pregunta y Docutrix devuelve la misma respuesta a partir del documento vigente.
Buscar a mano una política concreta en un manual del empleado de 120 páginas
Pregunte «¿Cuál es la política para trabajar desde otro país?» y obtenga la sección correspondiente.
Pasar por alto un cambio normativo escondido en una revisión de la política
Suba el manual actualizado: Docutrix lo vuelve a indexar automáticamente, normalmente en pocos minutos.
Pensado para los equipos de RR. HH.
Modo de contexto RR. HH.
Entiende el lenguaje de las políticas laborales y de RR. HH.: derechos de permiso, procesos de gestión del desempeño, procedimientos disciplinarios y estructuras de beneficios. Maneja la terminología propia de cada jurisdicción para equipos en varios países.
Autoservicio de preguntas para empleados
Invite a los empleados a preguntar directamente a Docutrix y obtendrán respuestas con citas basadas en las políticas, sin esperar a que responda RR. HH. Los planes Enterprise también pueden integrar un chatbot personalizado en su intranet.
Siempre actualizado
Cuando actualice una política, suba la nueva versión. Docutrix la vuelve a indexar automáticamente, y las respuestas existentes siguen disponibles hasta que la nueva versión esté indexada.
Control de acceso para documentos sensibles
Las bandas salariales, los planes de mejora del desempeño y los expedientes disciplinarios solo son visibles para RR. HH. y los responsables autorizados. Disponible en los planes Business y Enterprise.
Preguntas que los equipos de RR. HH. responden con Docutrix
Cada respuesta cita el documento de la política y la sección exactos.
Cómo funciona para los equipos de RR. HH.
Suba, pregunte y verifique. Sin etiquetas, taxonomías de carpetas ni ingeniería de prompts.
- 1
Suba sus políticas
Añada el manual del empleado, la guía de beneficios y los documentos de políticas en PDF o Word (.docx), o conecte SharePoint o Google Drive en los planes Business y Enterprise. La indexación suele completarse en pocos minutos.
- 2
Pregunte como lo haría un empleado
Seleccione el contexto RR. HH. y pregunte con sus propias palabras: «¿Cuántos días de vacaciones tengo el primer año?». Docutrix busca en todas las políticas a la vez, incluidos los anexos locales.
- 3
Comparta la fuente citada
Cada respuesta cita el documento de la política y la página de donde procede, para que RR. HH. pueda verificarla y enviar al empleado la sección exacta en lugar de una paráfrasis de memoria.
Documentos que suben los equipos de RR. HH.
Ya existen, ya se mantienen al día y responden a la mayoría de las preguntas recurrentes de los empleados.
- Manual del empleado (todas las versiones y todos los países)
- Guía de beneficios y documentos de inscripción
- Políticas de vacaciones, bajas por enfermedad y permisos parentales
- Política de reembolso de gastos
- Documentación del proceso de evaluación del desempeño
- Procedimientos de desvinculación y salida
- Anexos locales para cada jurisdicción en la que tiene empleados
Cómo empezar en su primera semana
Un despliegue sencillo para que el equipo tenga respuestas útiles cuanto antes.
- 1Empiece su prueba gratuita y suba el manual del empleado vigente y las políticas que generan las preguntas más frecuentes.
- 2En Business o Enterprise, configure primero los controles de acceso: mantenga las bandas salariales, los registros de desempeño y los expedientes disciplinarios restringidos a RR. HH.
- 3Invite al equipo de RR. HH. desde el menú Equipos, haga las preguntas que responde cada semana y compruebe cada cita.
- 4Abra los manuales de políticas y las guías de beneficios al resto del equipo una vez que los documentos restringidos estén protegidos.
- 5Cuando cambie una política, suba la nueva versión (o deje que la sincronización con SharePoint o Google Drive la recoja) y Docutrix la volverá a indexar automáticamente.
- 6En Business o Enterprise, revise el informe de preguntas sin respuesta en las analíticas de administración para detectar lagunas en su documentación.
Seguridad para los datos de los empleados
Los documentos de RR. HH. van desde manuales públicos hasta registros muy sensibles. Esto es lo que se aplica.
Los datos de los empleados nunca entrenan modelos de IA
Docutrix no usa sus documentos, consultas ni respuestas para entrenar, ajustar ni mejorar modelos de IA, en ningún plan. Es un compromiso contractual.
Los archivos sensibles siguen restringidos
En los planes Business y Enterprise, los administradores limitan las colecciones a usuarios o equipos concretos. El acceso se aplica en cada consulta, de modo que los registros restringidos nunca aparecen en la respuesta de un empleado.
Cifrado en reposo y en tránsito
Los documentos, embeddings y metadatos se cifran en reposo con AES-256, y todo el tráfico usa TLS 1.2 o superior.
RGPD y residencia de datos
Docutrix actúa como encargado del tratamiento conforme al RGPD. Los planes Enterprise incluyen un Acuerdo de Tratamiento de Datos y opciones de residencia de datos.
Consulte todos los detalles en nuestra página de seguridad y privacidad, o compare los planes en la página de precios.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los empleados hacer ellos mismos preguntas sobre políticas a Docutrix?
Sí. Invite a los empleados como miembros del espacio de trabajo y podrán preguntar directamente, con respuestas con citas del manual vigente en lugar de esperar a RR. HH. En los planes Business y Enterprise, los controles de acceso mantienen los documentos sensibles de RR. HH. fuera de sus respuestas.
¿Qué ocurre cuando actualizamos una política?
Suba la nueva versión y Docutrix la vuelve a indexar automáticamente, normalmente en pocos minutos. Las respuestas existentes siguen disponibles hasta que la nueva versión esté indexada. Con SharePoint o Google Drive conectados, la sincronización recoge los archivos modificados.
¿Puede Docutrix gestionar políticas de varios países?
Sí. Suba el manual o el anexo local de cada país y pregunte por una ubicación concreta. El contexto sectorial RR. HH. entiende el lenguaje de las políticas laborales, que varía entre jurisdicciones.
¿Por qué documentos de RR. HH. deberíamos empezar?
Empiece por el manual del empleado, la guía de beneficios, las políticas de permisos, la política de gastos, el proceso de evaluación del desempeño y los anexos locales. Ya existen, ya se mantienen al día y cubren la mayoría de las preguntas recurrentes.
¿Podemos integrar Docutrix en nuestra intranet?
La integración de un chatbot personalizado en una intranet o un portal interno está disponible mediante el acceso a la API de Enterprise. En los demás planes, los empleados usan la aplicación web de Docutrix, que también funciona en cualquier navegador móvil moderno.
¿Qué plan le conviene a un equipo de RR. HH.?
Pro cubre 10 usuarios y 10.000 páginas. Si los empleados van a usarlo por su cuenta, Business encaja mejor: usuarios ilimitados (mínimo 5), controles de acceso, integraciones con SharePoint y Google Drive y el Team Admin Panel. Starter, Pro y Business incluyen una prueba gratuita de 30 días.
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