Política de privacidad

1. Quiénes somos

Docutrix es operado por ZGuy Software Solutions Pty Ltd (ABN 48 617 716 597), con sede en Wollongong, Nueva Gales del Sur (Australia) ("Docutrix", "nosotros"). Esta política explica cómo tratamos la información personal cuando usted visita docutrix.com, se pone en contacto con nosotros o utiliza la aplicación Docutrix en app.docutrix.com.

Tratamos la información personal de conformidad con la Ley de Privacidad australiana (Privacy Act 1988 (Cth)) y los Principios Australianos de Privacidad (Australian Privacy Principles). Cuando le sea aplicable el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea o del Reino Unido, también lo cumplimos.

2. Sus documentos son un caso aparte

Cuando su organización sube documentos a Docutrix, es su organización quien decide qué se sube y quién puede acceder a ello. Respecto de ese contenido, actuamos como encargado del tratamiento (o proveedor de servicios) por cuenta de su organización, que es la responsable del tratamiento.

• Utilizamos sus documentos, preguntas y respuestas únicamente para prestar el servicio a su equipo.
• Nunca los utilizamos para entrenar, ajustar o mejorar modelos de IA, en ningún plan.
• El acceso dentro de su espacio de trabajo se rige por los permisos que establezcan sus administradores.

Los clientes Enterprise pueden firmar un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA). Consulte nuestra página de Seguridad para saber cómo se aíslan, cifran y procesan los documentos.

3. Información que recopilamos

Información que usted nos proporciona. Incluye:

• Formulario de contacto: su nombre y apellidos, su dirección de correo electrónico, su empresa, el asunto que elija y su mensaje.
• Oferta de descuento: su dirección de correo electrónico profesional.
• Cuenta de la aplicación: su nombre, su dirección de correo electrónico y sus datos de inicio de sesión. Si inicia sesión con Google, recibimos su perfil básico de Google (nombre y dirección de correo electrónico).
• Facturación y soporte: los datos que nos facilite al contratar un plan o solicitar ayuda.

Información recopilada automáticamente. Incluye:

• Datos de uso de Google Analytics, a través de Google Tag Manager, pero solo si acepta las cookies de estadísticas.
• Datos de publicidad y de medición de campañas, pero solo si acepta las cookies de marketing.
• Datos técnicos como su dirección IP, el tipo de navegador y las páginas que solicita. Los procesan nuestro proveedor de alojamiento y Cloudflare Turnstile (que protege nuestro formulario de contacto contra el spam).
• En la aplicación, registros de consultas con marcas de tiempo, identificadores de usuario y referencias a documentos, que se conservan con fines de seguridad y auditoría.

4. Cómo utilizamos su información

• Para responder a su consulta, organizar una demostración o enviarle el descuento que solicitó.
• Para prestar, proteger y dar soporte a la aplicación Docutrix.
• Para entender cómo utilizan los visitantes nuestro sitio web y mejorarlo (con su consentimiento).
• Para enviar correos electrónicos sobre el producto o de marketing cuando usted los haya solicitado o la ley lo permita. Todos los correos de marketing incluyen un enlace para darse de baja.
• Para prevenir el spam, el fraude y el abuso, y para cumplir nuestras obligaciones legales.

Cuando se aplica el RGPD, nos basamos en su consentimiento (para las cookies de estadísticas y de marketing), en la ejecución de nuestro contrato con usted o con su organización, y en nuestro interés legítimo en gestionar y proteger nuestro negocio.

5. Con quién la compartimos

No vendemos información personal. Solo la compartimos con proveedores de servicios que nos ayudan a operar Docutrix, como:

• Mautic, nuestra plataforma de gestión de relaciones con clientes y de correo electrónico, que almacena los envíos del formulario de contacto y de la oferta de descuento.
• Google, para Analytics, Tag Manager e Iniciar sesión con Google.
• Cloudflare, para la protección contra el spam en nuestros formularios.
• Nuestros proveedores de alojamiento e infraestructura.
• Proveedores de modelos de IA. Cuando usted hace una pregunta en la aplicación, los pasajes pertinentes de sus documentos se envían al modelo de lenguaje configurado para su espacio de trabajo para generar la respuesta. Los clientes Enterprise pueden, en su lugar, ejecutar un modelo privado en su propio entorno.

También podemos divulgar información si la ley lo exige, o en el marco de una fusión o venta de nuestro negocio.

6. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores de servicios almacenan o procesan datos fuera de Australia, incluidos los Estados Unidos y la Unión Europea. Cuando transferimos información personal al extranjero, adoptamos medidas razonables para garantizar que esté protegida con un nivel comparable al de la legislación australiana y, cuando se aplica el RGPD, utilizamos garantías adecuadas, como las cláusulas contractuales tipo.

Los clientes Enterprise disponen de opciones de residencia de datos.

7. Durante cuánto tiempo la conservamos

Conservamos los datos de contacto relacionados con consultas y marketing mientras sean pertinentes para nuestra relación con usted, o hasta que nos pida que los eliminemos o se dé de baja.

Conservamos los datos de la cuenta y del espacio de trabajo mientras la suscripción de su organización esté activa. Cuando finaliza una suscripción, eliminamos los documentos del cliente conforme a nuestro acuerdo con su organización. Podemos conservar registros limitados durante más tiempo cuando la ley lo exija (por ejemplo, registros fiscales y de facturación).

8. Cookies

Nuestro banner de cookies le permite elegir qué cookies utilizamos:

• Necesarias: imprescindibles para las funciones básicas del sitio web, como la navegación y la seguridad. Están siempre activadas.
• Preferencias: recuerdan ajustes como el modo oscuro.
• Estadísticas: nos ayudan a entender cómo utilizan los visitantes el sitio (Google Analytics).
• Marketing: se utilizan para medir nuestras campañas de marketing y mostrar anuncios relevantes.

Las cookies de estadísticas y de marketing permanecen desactivadas hasta que usted las acepte. Puede cambiar su elección en cualquier momento con el botón de configuración de cookies del sitio web.

9. Sus derechos

Puede solicitar acceso a la información personal que tenemos sobre usted, o su rectificación. Cuando se aplica el RGPD, también puede pedirnos que la eliminemos, que limitemos su uso o que nos opongamos a él, o que le facilitemos una copia en un formato portable, y puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

Si su información se encuentra en un espacio de trabajo de Docutrix gestionado por su empleador u otra organización, póngase primero en contacto con esa organización. Nosotros la ayudaremos a responder.

Para presentar una solicitud, escriba a support@docutrix.com. Es posible que necesitemos verificar su identidad antes de atenderla.

10. Seguridad

Protegemos la información personal con medidas que incluyen el aislamiento por cliente, el cifrado AES-256 en reposo, el cifrado TLS 1.2+ en tránsito y controles de acceso basados en roles. Más información en nuestra página de Seguridad.

11. Menores

Docutrix es un servicio para empresas y no está dirigido a menores. No recopilamos conscientemente información personal de menores.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política periódicamente. Publicaremos la nueva versión en esta página y cambiaremos la fecha de "Última actualización". Si los cambios son significativos, lo comunicaremos a los clientes por correo electrónico o en la aplicación.

13. Contacto y reclamaciones

Puede enviar sus preguntas o reclamaciones sobre privacidad a support@docutrix.com. Procuramos responder en un plazo de 30 días.

Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede ponerse en contacto con la Office of the Australian Information Commissioner en oaic.gov.au. Si se encuentra en la Unión Europea o en el Reino Unido, también puede ponerse en contacto con su autoridad local de protección de datos.